República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder, Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología. Universidad Pedagógica Experimental Libertador Tucupita, Estado Delta Amacuro

 

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Tutor:                                                                                                            Participante: MSc. Adriana Cedeño                                                                                 Lcdo. Miguel Ángel León

Tucupita, Julio 2.016

 

Estamos en un tiempo en donde se están presentando cambios en nuestro entorno, en donde aspectos políticos, climáticos, sociales e institucionales está en constante evolución, por lo que las instituciones se ven afectadas por esto, y es cuando deben realizar una planificación, desarrollo, concertación y control de un sistema de procedimientos administrativos que les servirá como una herramienta fundamental, para estar preparados y establecer lineamientos que ayuden al desarrollo de la actividad que presta la institución.

Los manuales de procedimientos administrativos proporcionan un marco de referencia para que la actividad organizacional este dirigida a un mejor funcionamiento. Es importante que los gerentes definan la misión de las instituciones para estar en condiciones de dar una dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello, y se tornan más sensibles ante un ambiente en constante cambio.

El éxito de un manual de procedimientos administrativos radica en el poder de anticipación, la iniciativa y la reacción oportuna del cambio, también del apoyo que tenga por parte de los altos directivos y los trabajadores, planeando constantemente las actividades a realizar y no de manera improvisada, consecuencia de esto se establecen los objetivos de la organización y la definición de los procedimientos adecuados para alcanzarlo.Al respecto Melenkoff  (1.990) expresa: “Los procedimientos  son  la  realización  de  una  serie  de  labores  en forma  orgánica  y  guardando una serie cronológica en la manera de realizar esas labores”.(Pág.28). Es decir, realizar todas las actividades de manera organizada, sin improvisación.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados, incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Conforme   las   instituciones   adoptaron   nuevos   sistemas,   surge   la   necesidad de racionalizar los esfuerzos, costo y recursos determinados a evaluar  aquellos  elementos que  van  incidir  en  las  actividades  principales  de  las  organizaciones  para  unificar  los  criterios  referentes  o  cómo  van  a  ser   los   procesos   de   recopilación,   planeación,   ejecución,   registros   y   finalmente,   analizar   la   información   procesadas;   todo   con   el   fin   de encaminar las labores de la organización a la búsqueda de un fin común.

Al respecto Terry (1986), establece la siguiente definición:

“Es una serie de procedimientos integrados, diseñados para cumplir una   actividad   principal   con   el   propósito   de   reunir,   planificar, registrar,  procesar  y  proporcionar  la  información  que  sea  originada por  las  distintas  transacciones  que faciliten  la  ejecución  de  las tareas, operaciones de dichas Organizaciones” (p.50).  

Es decir, la conjugación de todos los elementos que impliquen la obtención de los objetivos principales se la institución, que estos se realicen de forma organizada, de esta forma se podrán anticipar los inconvenientes que se presentan. Entre los objetivos fundamentales de los sistemas administrativos,  Terry (1986), indica:

Proporcionan datos que facilitan la ejecución de tareas, operaciones y funciones de una organización, esta información que es requerida por la gerencia  es  sólo  una  parte  de  todo  el  elector  que el sistema puede suministrar por lo tanto los sistemas  administrativos deben de proporcionar  informes  para  todos  los  niveles  a  personas  autorizadas dentro y alrededor de la organización. (P. 37)

Los  manuales de procedimientos administrativos  tiene  por  objeto  establecer  los  procedimientos  de  trabajo  que  faciliten  las  tareas  específicas,  y  que  permitan  disminuir  y  optimizar  los  tiempos  de  ejecución  en  el  desarrollo  de  las  actividades  que  realizan  los  involucrados  que  intervienen  en  cada  una  de  las  partes  del  proceso  administrativo,  para  eficiente  el  uso  de  los  recursos  humanos,  financieros,  materiales  y  técnicos,en la elaboración de este manual, se identificaran las principales actividades administrativas que se realizan en el Departamento de Evaluación y Control de Estudios del Liceo Bolivariano “Aníbal Rojas Pérez”, Municipio Tucupita del Estado Delta Amacuro para actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa.

Los nuevos sistemas de procedimientos administrativos comparten características comunes, como la importancia de la cooperación, el trabajo en grupo, el aprendizaje, la innovación tecnológica. Estos nuevos procedimientos hacen hincapié en una o varias de las características presentes en el escenario competitivo y son necesarias para sobrevivir en él. No obstante, hay que tener en cuenta que las diferentes propuestas para ser más competitivos generan diferentes modelos de organización del trabajo, que, a su vez, tienen implicaciones distintas para los empleados.

En este sentido se diseñará un proyecto para establecer un sistemas de procedimientos administrativos en cuanto a la importancia de los elementos, características e importancia de la planificación estratégica así como la planificación del trabajo dirigido al Departamento de Evaluación y Control de Estudios del Liceo Bolivariano “Aníbal Rojas Pérez”,Municipio Tucupita del Estado Delta Amacuro, con el objetivo de influir en cuanto a cambios en forma de trabajo, que se realice de forma planificada y organizada ya que estas herramientas los ayudaran a conseguir los objetivos planteados, anteponerse a los cambios inesperados y expandir sus metas en cuanto a crecimiento.

Partiendo de estos puntos de vista se puede agregar que el tema escogido para la elaboración y aplicación de este proyecto servirán de herramientas significativas para los trabajadores del Liceo Bolivariano “Aníbal Rojas Pérez”, Municipio Tucupita del Estado Delta Amacuro, las cuales, su aplicación correcta en las diferentes actividades tendrán un impacto en cuanto a realizar trabajos y conseguir objetivo de manera planificada y organizada.  

Otros aspectos significativos que se pueden resaltar en este contexto, es que de manera organizada la estructuración los nuevos sistemas de procedimientos administrativos se basará en las indagaciones que se harán el grupo de trabajo, de acuerdo al conocimiento del tema por parte de la población beneficiada, al igual que el nivel educacional, técnico y de análisis que poseen los mismos, estos con el objetivo de que verificar que la información llegara de forma eficaz y eficiente y que los resultados esperados se den de acuerdo a lo planteado.

Dentro  de  éste  contexto  se  consideró  necesario  que  el Departamento de Evaluación y Control de Estudios del Liceo Bolivariano “Aníbal Rojas Pérez”, Municipio Tucupita del Estado Delta Amacuro,  cuente  con  éste  documento base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser flexibilizados  y/o  modificados  cuando  las  necesidades  operativas  así  lo  justifiquen,  realizando  la  propuesta  correspondiente  el  Departamento  debidamente  fundamentada  ante  el  Titular de la Comisión.

Lcdo. Miguel Ángel León.

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

·         Melinkoff R. (1990)Los procedimientos administrativos. Caracas. Panapo.

·         Terry, G. (1986) Principios Administrativos. Editorial Continental S.A. México. Caracas – Venezuela.